CRM-система Мегаплан: функционал, этапы внедрения, настройка

Мегаплан — российская CRM-система для управления бизнес-процессами, включённая в реестр отечественного ПО. Она предлагает комплексные решения для компаний: от автоматизации внутренних процессов до выстраивания эффективных коммуникаций с клиентами и сотрудниками. 

Рассмотрим возможности Мегаплана, этапы его внедрения, особенности настройки и функционала. Также оценим преимущества и ограничения сервиса, чтобы помочь вам разобраться, подойдёт ли этот продукт под задачи вашего бизнеса.

Основной функционал

В Мегаплане есть множество инструментов, которые позволяют хранить информацию о покупателях, отслеживать коммуникации и автоматизировать рутинные процессы. Среди них:

• Единая база клиентов. Вся информация о потребителях и партнёрах собирается в одном месте. 
• Гибкие карточки клиентов. Все поля легко адаптируются под нужды компании: можно добавлять или скрывать параметры, создавать отдельные формы для разных категорий заказчиков и сегментов контрагентов.
• История коммуникаций. Система фиксирует все взаимодействия с покупателями — от звонков и писем до комментариев и задач. 
• Автоматизация оформления сделок. Оформление счетов и других документов занимает минимум времени — данные автоматически подгружаются из карточки клиента.
• Напоминания и уведомления. Мегаплан автоматически напоминает менеджерам о важных действиях: контрольных звонках, сроках сделок или датах поздравлений. 
• Настраиваемая воронка продаж. CRM позволяет выстраивать индивидуальные сценарии продаж, добавлять этапы, назначать ответственных и подключать команду. 
• Автоматизация email-рассылок. Мегаплан поддерживает интеграцию с почтовыми серверами, позволяет создавать шаблоны писем и настраивать условия для автоматической отправки сообщений. 

Тарифы Мегаплана

Сервис можно приобрести в облачной и коробочной версиях. Стоимость CRM в облаке складывается из количества сотрудников и пакета. При ежегодной оплате предоставляется скидка 30%. Для компаний до 100 работников предусмотрены четыре тарифа:

Совместная работа+

• Стоимость: от 454 ₽/месяц за одного сотрудника.
• Функциональность: управление задачами и проектами в Мегаплане без клиентской базы. Подходит для распределённых команд и внутренних процессов.

CRM: Лайт

• Стоимость: от 629 ₽/месяц за одного сотрудника.
• Включает: задачи, календарь и базу клиентов. Подходит для небольших организаций, которым нужно вести CRM без углублённой автоматизации.

CRM: Клиенты и продажи+ (самый популярный тариф)

• Стоимость: от 769 ₽/месяц за одного сотрудника.
• Добавляются: полноценная воронка продаж, постпродажное обслуживание, интеграция с 1С. Оптимален для отделов продаж.

CRM: Бизнес

• Стоимость: от 1049 ₽/месяц за одного сотрудника.
• Максимальные возможности: склад, бизнес-процессы, расширенная автоматизация. Рассчитан на предприятия с высокими требованиями к управлению и аналитике.

Все тарифы включают:

• 2 ТБ на хранение файлов.
• Чаты, видеозвонки и календарь.
• Базу знаний и отчётность.
• Магазин приложений и доступ к API.
• Поддержку интеграций и прав доступа.

Проектное управление

Мегаплан помогает эффективно выстраивать работу над проектами — от планирования до контроля исполнения. На одной странице карточки проекта собраны все ключевые данные: задачи, ответственные, сроки, файлы и отчёты. Это упрощает управление и делает процесс прозрачным.

Совместная работа возможна даже при распределённой команде: доступны комментарии, обмен файлами, видеосвязь и уведомления. Задачи можно делить на подзадачи, устанавливать дедлайны, привлекать сотрудников на отдельных этапах.

Рутинные действия автоматизируются с помощью шаблонов и алгоритмов — это удобно при типовых процессах. Также система учитывает затраченное сотрудниками время, что помогает анализировать загрузку и эффективность.

В Мегаплане есть Диаграмма Ганта, которая позволяет визуализировать ход проекта, контролировать сроки и зависимости между задачами. 

Дополнительные модули

Для расширения функциональности системы доступны десятки дополнительных модулей, которые подключаются через встроенный магазин. Они помогают автоматизировать процессы, интегрировать внешние сервисы и расширить возможности CRM Мегаплан. 

Например, модуль «Умные уведомления» отправляет сотрудникам сообщения в Telegram при наступлении заданных событий. «Системы заявок» позволяют автоматически создавать сделки из писем, форм на сайте или Excel-таблиц.

«Памятка менеджеру» добавляет подсказки и инструкции прямо в интерфейс сделки — это особенно полезно при обучении новых сотрудников. А модуль «SendPulse» обеспечивает интеграцию с сервисом рассылок для email и SMS-коммуникаций.

Каждое расширение настраивается индивидуально и адаптируется под конкретные задачи бизнеса. 

Этапы внедрения

Рассмотрим пошаговое внедрение Мегаплана:

Подготовка

Начните с анализа текущих процессов: как работает отдел продаж, как фиксируются обращения, где чаще всего возникают сбои. Определите цели: автоматизация, контроль задач, сквозная аналитика и прочее. Затем выберите тариф, исходя из потребностей бизнеса и структуры команды.

Настройка системы

Создайте структуру компании в сервисе, определите роли и права доступа. Сформируйте воронку продаж, отражающую реальные этапы сделки. При необходимости подключите дополнительные модули и адаптируйте шаблоны.

Загрузка данных

Импортируйте клиентскую базу. Проверьте корректность контактов и истории сделок. Подключите внешние сервисы — телефонию, почту, формы с сайта, — чтобы обеспечить полноту данных.

Обучение сотрудников

Проведите тренинги, создайте инструкции и выберите ответственных внутри команды. Объясните специалистам, как система упростит их работу.

Тестовый режим

Запустите систему в одном отделе. Проверьте, как работают воронка, уведомления, отчёты. Соберите обратную связь и скорректируйте настройки Мегаплана.

Полный переход

Переведите остальные отделы на CRM. Настройте мониторинг и регулярно обновляйте систему на основе обратной связи.

Начало работы в системе

После регистрации в Мегаплане пользователю предлагается пройти базовую настройку, чтобы адаптировать сервис под задачи компании.

Вначале нужно указать имя, фамилию и номер телефона, а также ввести SMS-код. Далее система уточнит, как вы планируете использовать сервис: для личных задач или бизнеса.

Если CRM внедряется в компанию, нужно ввести её название, выбрать отрасль, указать роль (например, владелец или руководитель отдела), количество сотрудников и наличие опыта работы с подобными платформами.

Мегаплан предлагает шаблоны с готовыми бизнес-процессами для разных сфер — от интернет-магазинов и автосалонов до юридических фирм и логистики. Это удобное решение для быстрого старта. Однако вы можете отказаться от шаблонов и настроить систему с нуля. 

На главной странице доступна дорожная карта — пошаговая инструкция, которая помогает:

• заполнить профиль и настроить уведомления;
• добавить сотрудников и задать структуру компании;
• организовать совместную работу через чаты и календари;
• загрузить клиентскую базу;
• выбрать воронку продаж и настроить бизнес-процессы;
• определиться с тарифом.

Дополнительно пользователям доступна помощь по внедрению Мегаплана и обучению персонала — как через базу знаний, так и через встроенный мастер.

Настройки

Пользователи с правами «Администратор» и «Директор» получают доступ к разделу «Настройка», где можно адаптировать сервис под потребности компании. В н:м есть разделы:

• Права сотрудников. Мегаплан позволяет гибко распределять роли и доступ к информации. Работники могут входить в одну или несколько групп — например, «HR», «Администратор проекта», «Бухгалтерия» и др. 
• Интерфейс. В этом разделе настраиваются язык, часовой пояс и другие параметры. 
• Система. Здесь можно настроить код страны и региона, который будет использоваться, а также имя отправителя. Есть и другие настройки. 
• Безопасность. Можно включить двухэтапную авторизацию, фильтрацию IP-адресов и авторизацию через соцсети, чтобы усилить защиту данных.
• Пункты меню. К стандартным пунктам главного меню Мегаплана («Сообщения», «Задачи» и т. д.) можно добавлять новые кнопки. 
• Резервное копирование. Автоматическое создание резервных копий данных. 
• Почтовый сервер. Для настройки рассылок через Мегаплан необходимо подключить почтовый сервер. Доступ к изменению этой настройки есть только у директора компании.
• Задачи. Общие настройки и оценка задач. 

Работа с клиентами

Чтобы начать работать с покупателями, достаточно загрузить данные из Excel-файла. Система предлагает пошаговую инструкцию для корректного импорта. 

Настройте доступ к клиентской базе: определите, какие действия доступны каждому сотруднику — от просмотра и редактирования до запрета на экспорт. Это снижает риски, что информацию скачают или удалят. 

Следующий шаг — выбор воронки продаж. В Мегаплане доступны готовые шаблоны под разные отрасли. Чтобы активировать нужную воронку, откройте модуль «Процессы», наведите курсор на подходящий бизнес-процесс и нажмите на значок настроек (шестерёнку).

С помощью бизнес-процессов вы можете адаптировать сценарии работы под специфику компании: объединять задачи, добавлять уникальные поля, настраивать автоматические действия и уведомления. Это делает работу с клиентами более структурированной и эффективной. 

Интеграции

Как настроить Мегаплан, чтобы он синхронизировался с остальными системами и сервисами, используемыми в компании? Интеграции — один из ключевых инструментов, который позволяет адаптировать CRM под реальные задачи бизнеса. Благодаря поддержке более чем 800 внешних сервисов систему можно расширить практически в любом направлении — от бухгалтерии до маркетинга.

Некоторые из доступных интеграций:

• с 1С;
• с электронной почтой;
• с телефонией;
• с мессенджерами;
• с сервисами аналитики;
• импорт данных и синхронизация;
• сервисы скриптов продаж;
• коммуникации и чат-боты.

Все базовые интеграции в Мегаплане подключаются бесплатно — достаточно выбрать нужные инструменты в маркетплейсе и активировать их в несколько кликов. 

Вы можете интегрировать виртуальную АТС от МТС Exolve с CRM-системой Мегаплан, чтобы звонить из карточки клиента, получать уведомления при звонке, сохранять записи разговоров, добавлять автосоздание карточек и сделок, а также вести статистику звонков.

Плюсы и минусы системы

Как и любая CRM, Мегаплан имеет свои сильные и слабые стороны. Рассмотрим их подробнее.

Преимущества:

• широкий функционал и высокая гибкость настроек;
• удобный и интуитивно понятный интерфейс;
• наличие мобильного приложения;
• обширная база знаний и встроенный обучающий мастер;
• более 100 модулей и интеграций в маркетплейсе.

Недостатки:

• высокая стоимость для малого бизнеса;
• отсутствие встроенной сквозной аналитики (нет синхронизации с Яндекс.Директ и Google Ads);
• большинство интеграций со сторонними сервисами — платные;
• отмечается нестабильная работа технической поддержки. 

Учитывайте эти особенности, если планируете внедрять Мегаплан. 

Советы по эффективному использованию

Чтобы сервис приносил максимум пользы, важно придерживаться грамотного подхода к его внедрению и работе:

• Начинайте с базового функционала Мегаплана. Сначала освойте ключевые инструменты: задачи, проекты, клиентскую базу, отчёты. 
• Регулярно обучайте команду. Встроенный мастер обучения поможет быстрее адаптироваться к системе и избежать ошибок в работе.
• Настройте уведомления. Своевременные напоминания о встречах и задачах повышают исполнительность команды и снижают риск сорвать дедлайн.
• Используйте метки. С их помощью можно систематизировать задачи и быстрее находить нужную информацию.
• Используйте мобильное приложение. Оно позволяет контролировать рабочие процессы в Мегаплане вне офиса — в командировках, на встречах и в отпуске.
• Обратитесь к специалисту. При сложной настройке лучше подключить технического эксперта, чтобы сэкономить время и избежать ошибок. 

Коротко о главном

• Мегаплан — мощный инструмент для комплексного управления бизнесом.
• Система позволяет не только управлять клиентской базой, но и выстраивать процессы, контролировать задачи, автоматизировать продажи и внутренние операции.
• Гибкая настройка, доступ к интеграциям и расширенный функционал позволяют адаптировать систему под конкретные бизнес-задачи. 
• Перед началом работы важно чётко определить цели внедрения и подобрать тариф, соответствующий масштабам и задачам компании.