Недавний опрос «Яндекс Go для бизнеса» показал — почти 70% владельцев малого и среднего бизнеса работают больше 60 часов в неделю. Для 25% предпринимателей это единственная возможность заполнить отчёты и подбить документацию. А ещё 43% респондентов тратят на операционку и административку более 4 часов каждый день.
Вместе с коллегами из сервиса автоматизации финансового учёта Adesk рассказываем, как автоматизация бизнес-процессов помогает нормализовать рабочий график. И не только его.
Меньше человеческого фактора
В 2005 брокерская компания Mizuho Securities потеряла $223 млн, потому что сотрудник нажал не ту кнопку и вместо одной продал 610 тысяч акций. Это пример того, как человеческий фактор может стоить компании миллионов долларов и репутации.
В малом бизнесе обороты скромнее, но потеря даже десятка тысяч может привести к кассовому разрыву. Автоматизация помогает частично или полностью исключить человеческий фактор, а значит, помогает избежать ситуаций, когда кто-то перепутал цифры, забыл перезвонить клиенту или вовремя не заплатил поставщику.
Удобнее масштабировать бизнес
Автоматизация операционных процессов позволяет создавать и соблюдать правила, условия и стандарты работы компании. С такими инструментами проще контролировать и масштабировать команду. Это важное подспорье для выхода на новый рынок или открытия филиалов.
Пример. Без автоматизации процесса продаж менеджеры работают так, как привыкли. Новые сотрудники перенимают эту модель, в результате чего в отделе каждый видит процесс продажи по-своему. Рано или поздно команду придётся переучивать.
Помните: автоматизация процессов даётся проще, когда команда маленькая — так ниже риск столкнуться с сопротивлением, а срок создания эффективного, слаженного коллектива меньше.
Проще контролировать
Внедрив CRM-систему, вы сможете в любой момент посмотреть, как обрабатываются заявки, или что происходит с конверсией, а если подключить ещё сервис речевой аналитики — будете уверены, что менеджеры придерживаются скрипта, правильно отрабатывают возражения и не грубят клиентам.
Проанализировать можно и банковские операции. Они автоматически загружаются в сервис финансовой аналитики, потом распределяются по статьям и собираются в управленческие отчёты. Можно посмотреть:
- куда расходуются деньги;
- сколько чистой прибыли зарабатывает бизнес;
- кто из клиентов приносит деньги, а кто — убытки;
- что ждёт компанию завтра, через неделю, месяц.
Больше заботы о клиентах
Автоматизация бизнес-процессов помогает менеджерам ускорить обработку заказов, быстрее найти нужную информацию, избежать ошибок, грамотно проводить допродажи и т. д. В интернете множество кейсов для представителей различных отраслей.
А клиенты получают дополнительную заботу. Например: круглосуточное автоинформирование, персональные скидки и спецпредложения, основанные на автоматическом анализе истории заказов.
С чего начать автоматизацию: 3 совета
- Стартуйте с понятного. Например, с CRM или сервиса финансового учёта — назначение, задачи и этапы внедрения базовых систем будут вызывать меньше трудностей.
- Вовлекайте команду. Спросите у сотрудников, что тормозит их работу и какие процессы они хотели бы автоматизировать, расскажите о ближайших планах и объясните, почему так будет лучше для всех. Так вы найдёте фактические слабые места в процессах + получите от сотрудников поддержку.
- Действуйте поэтапно. Если хочется сделать всё сразу — не поддавайтесь. Чем больше процессов вы попытаетесь автоматизировать одновременно, тем меньше шанс, что вы доведёте дело до конца. Начинайте постепенно: сначала финансы, потом продажи, потом общение с клиентами, потом что-то ещё. Так шансы на успех значительно возрастают.
